এসাইনমেন্ট শিরোনামঃ ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে নির্দেশনার ধারণা বিশ্লেষণ।
শিখনফল/বিষয়বস্তু :
ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন স্তরে নিয়ােজিত কর্মীবৃন্দের মধ্যে নির্দেশদানের কৌশল সম্পর্কে জ্ঞান লাভ করতে পারবাে।
নির্দেশনা (সংকেত/ ধাপ/ পরিধি):
নির্দেশনা প্রতিষ্ঠানিক লক্ষ্যর্জনে আদেশ ও পরামর্শ প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করতে হবে।
উত্তম নির্দেশনার বৈশিষ্ট্য গুলাে ব্যাখ্যা করতে হবে।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার সুবিধা বিশ্লেষণ করতে হবে।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার অসুবিধা ব্যাখ্যা করতে হবে।
এইচএসসি বিএম ২০২১ সালের ৮ম সপ্তাহের ১২শ শ্রেণি ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা (২) | HSC BM 2021 8th Week 12th Class Business Organization and Management (2)
নির্দেশনা প্রতিষ্ঠানিক লক্ষ্যর্জনে আদেশ ও পরামর্শ প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করতে হবে।
নির্দেশনার সংজ্ঞাঃ সাধারণ অর্থে, পরিকল্পনাকে বাস্তবায়িত করার জন্য উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ কর্তৃক অধস্তন কর্মীদের আদেশ, নির্দেশ দানের প্রক্রিয়াকেই নির্দেশনা বলা হয়। নির্দেশনা উপর হতে নিচের দিকে আসে। উর্ধ্বতন কর্মকর্তা অধস্তন কার্যনির্বাহিগণকে সে সকল বিষয়ে নির্দেশ দান করে থাকেন, যে সকল বিষয়ে অধস্তনদের পরিকল্পনা প্রণয়ন এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণ করবার ক্ষমতা থাকে না। তাই বলা যায়, নির্দেশনা মূলতঃ মুখ্য ব্যবস্থাপনার কার্য।
নির্দেশনা উদ্দেশ্যার্জনের জন্য প্রতিষ্ঠানে নিয়ােজিত কর্মীদের সামর্থের সর্বোচ্চ ব্যবহারের নিমেিত্ত তাদের কার্য সম্বন্ধে অবহিতকরণ, আদেশ-নির্শেদ প্রদান, পরামর্শ দান তথা প্রয়ােজনীয় তত্ত্বাবধান ও গতিশীল নেতৃত্বদানের একটি অবিরাম প্রক্রিয়া; যাতে অধস্তনরা প্রতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্যার্জনে তাদের সর্বোচ্চ সামর্থ ব্যয় করে। নির্দেশনা প্রদানের সময় ব্যবস্থাপকের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলাে মানবীয় উপাদানের প্রকৃতি, মূল্যবােধ ইত্যাদি অনুধাবন করা। কেননা কর্মচারীরা যদি স্বতঃস্ফূর্তভাবে কাজ না করে তা হলে উদ্দেশ্য অর্জন ব্যাহত হবে।
উদাহরণঃ ধরুণ, একজন উর্ধ্বতন তার অধস্তনকে নির্দেশ দিলাে, সপ্তাহে একশত একক পণ্য তৈরী করতে হবে। এখন এ নির্দেশ দেয়ার পর অধস্তনরা তা করছে কি না তা দেখা, সময় সময় খোঁজখবর নেয়া, কাজের জন্য উৎসাহ দেয়া, অনুরােধ করা বা প্রয়ােজনে ধমক দেয়া ইত্যাদি সবই নির্দেশনা কাজের অন্তর্ভুক্ত।
উত্তম নির্দেশনার বৈশিষ্ট্য গুলাে ব্যাখ্যা করতে হবে।
১. মুখ্য ব্যবস্থাপনার কার্য (Key management function) ও ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে পরিকল্পনা, সংগঠন ও কর্মীসংস্থান প্রস্তুতিপর্বের কার্য হিসাবে গণ্য। সকল প্রস্তুতির যথার্থ বাস্তবায়ন নির্ভর করে নির্দেশনা কার্যের প্রসুতার ওপর। এক্ষেত্রে সমস্যা হলাে তা ‘কুলে এহন তরী ডুবে যাওয়া’-এর সমতুল্য বিবেচিত হয়। তাই Marshal E. Demok একে “Heart of the administration’ হিসেবে গন্য করেছেন।
২. বাস্তবায়ন সম্পর্কিত কাজ (Implementation related work) ও নির্দেশনা হলাে বাস্তবায়ন সম্পর্কিত কাজ। কার্য শুরু ও পরিচালনার মধ্য দিয়ে ফলপ্রাপ্তি পর্যন্ত সকল ব্যবস্থাপকীয় কার্যপ্রচেষ্টাই নির্দেশনা হিসাবে গণ্য। সেজন্য বলা হয় “Directing is putting plan into action”, অর্থাৎ নির্দেশনা হলাে পরিকল্পনাকে কাজে রূপায়িত করা, নির্দেশনাকে ঘটনা ঘটিয়ে দেয়ার পর্যায় হিসাবে গণ্য করা যায়।
৩. সর্বজনীন কাজ (Universal work) ও ব্যবস্থাপনার সকল পর্যায়ে এটি একটি সর্বজনীন কাজ। ওপর থেকে শুরু করে নিচের পর্যায়ের ব্যবস্থাপনা পর্যন্ত সবাই তাদের স্ব স্ব অধস্তনদের পরিচালনা করেন, তত্ত্বাবধান করেন, নির্দেশ দেন, খােজ খবর রাখেন, উৎসাহ দেন ও যােগাযােগ রক্ষা করেন। বিভিন্ন পর্যায়ে নির্দেশনা দানের কৌশল প্রয়ােগে ভিন্নতা থাকলে ও ব্যবস্থাপকগণের একটি উল্লেখযােগ্য সময় এরূপ কার্যে ব্যয়িত হয়।
৪. সার্বক্ষণিক কাজ (Continuous work) ও নির্দেশনা একটি চলমান ও সার্বক্ষণিক কাজ। প্রতিষ্ঠান যতক্ষণ চালু থাকবে নির্দেশনা কার্যও ততক্ষণ কোনরূপ ক্রিয়াশীল থাকবে। পরিকল্পনা একবার তৈরী করার পর মেয়াদ পূর্তির পূৰ্ব পর্যন্ত নতুন পরিকল্পনার প্রয়ােজন পড়ে না। অন্যান্য কাজের বেলায়ও এ কথা প্রযােজ্য। কিন্তু নির্দেশনার বেলায় নির্দেশ দান, তত্ত্বাবধান, উৎসাহ দান, খােজ খবর গ্রহণ, সার্বক্ষণিক কাজ হিসাবে চালু থাকে।
৫. আওতায় ব্যাপকতা (Wideness of scope) ঃ ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজকে যে রূপ সুস্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা যায় বা কাজের প্রকৃতি ও আওতা সহজেই নিরূপণ করা যায় নির্দেশনার ক্ষেত্রে তা কষ্ট কর। কারণ নির্দেশ প্রদান, পথ প্রদর্শন, নির্দেশনার ব্যাখ্যা প্রদান, পরামর্শ দান, তত্ত্বাবধান, উৎসাহদান, অনুরােধ, উপদেশ, ভীতি প্রদর্শন, সব মিলিয়ে নেতৃত্বদান, প্রেষণা দান, যােগাযােগ রক্ষা এর সবকিছুই নির্দেশনার আওতাধীন।
৬.সেতু বন্ধক (Bridge maker) ও নির্দেশনা প্রস্তুতিপর্বের কাজ ও নিয়ন্ত্রণমূলক কাজের মধ্যে সেতু বন্ধক হিসাবে ভূমিকা পালন করে। পরিকল্পনা ও অন্যান্য প্রস্তুতিমূলক কাজের দ্বারা নির্দেশনা প্রভাবিত হয় আবার নির্দেশনার কার্যফল দ্বারা নিয়ন্ত্রণ কার্য প্রভাবিত হয়। পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণকে মুদ্রার এপিট-ওপিঠ ভাবলে মাঝখানে যা আছে তা মূলত নির্দেশনা।
৭. জনশক্তির সঙ্গে সম্পৃক্ততা (Relatedness with hunal-force) ঃ নিদের্শনা কার্য সবসময়ই এর জনশক্তির সঙ্গে সম্পৃক্ত। এক্ষেত্রে উর্ধ্বতন তার অধস্তনদের কার্য সম্পাদনের নিমিত্তে প্রয়ােজনীয় নির্দেশনা প্রদান করে। তাই উধ্বর্তনের চিন্তা-ভাবনা বা দৃষ্টিভঙ্গি যেমনি এখানে প্রভাব ফেলে তেমনি অধস্তনদের অবস্থা, চিন্তাভাবনা, চাওয়া-পাওয়া ইত্যাদি মাথায় রেখে নির্দেশনা প্রদান করতে হয়। তাই কোথায়, কিভাবে, নির্দেশনা দিলে তা অধিক ফলপ্রদ হবে তা বিশেষ পরিস্তিতির ওপর নির্ভর করে।
৮. জোড়া-মাই-শিকলের অনুসরণ (Follow up of scalar chain) ও নির্দেশনা সব সময়ই জোড়া-মই-শিকলের নীতি অনুসরণ করে এবং তা নিচের দিকে প্রবাহিত হয়। এক্ষেত্রে উর্ধ্বতন তার অধস্তনদের আদেশ, নির্দেশ, উপদেশ, পরামর্শ, শিক্ষা, উৎসাহ ইত্যাদি প্রদান করেন।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার সুবিধা বিশ্লেষণ করতে হবে।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার সুবিধাঃ নিচে পরামর্শমূলক নির্দেশনার সুবিধা বর্ণনা করা হলােঃ
১. পরিকল্পনার উৎকর্ষ সাধন (Improvement in qualitative aspect of planning) ঃ পরামর্শমূলক নির্দেশনা গৃহীত পরিকল্পনার গুণগত মান বৃদ্ধি করে। কারণ পরিকল্পনা বাস্তবায়নের পূর্বে এবং তা কার্যে পরিণত করার সংগে জড়িত কর্মীদের সাথে আলােচনার ফলে পরিকল্পনার দোষত্রুটি, দুর্বলতা ইত্যাদি ধরা পড়ে। ফলে কর্মীদের নিকট হতে বিকল্প ব্যবস্থা সম্বন্ধে প্রয়ােজনীয় মতামত নেয়া যায়। এতে পরিকল্পনাকে আরাে কার্যকর ও মানসম্মত করা যায়।
২. সহযােগিতা ও উদ্দীপনা বৃদ্ধি (Increasing co-operation & enthusiasm) অধ্যাপক নিউম্যান বলেন, “পরামর্শমূলক নির্দেশনা ব্যক্তির কাজের ক্ষেত্রে উদ্দীপনা ও বড় ধরনের সহযােগিতার পরিবেশ সৃষ্টিতে ভূমিকা রাখে।” পরস্পরের সাথে মুক্তমনে আলাপ-আলােচনা করে নির্দেশ প্রণীত হবার ফলে অধীনস্থরা তা বাস্তবায়নে আপ্রাণ চেষ্টা করেও সর্বাধিক সহযােগিতা দান করে।
৩. পারস্পরিক যোগাযোগ বৃদ্ধি (Increasing interepersonal communication) : এ ধরনের নির্দেশনার ক্ষেত্রে উর্ধ্বতন ও অধীনস্থের মধ্যে সহজ সাবলীল যােগাযােগ ব্যবস্থা গড়ে উঠে। অধীনস্থরা যেমনি তাদের প্রয়ােজন সুবিধা-অসুবিধার কথা উর্ধ্বতনদের বলতে পারে, তেমনিভাবে উর্ধ্বতনরাও প্রয়ােজনীয় বিষয়, সুবিধা-অসুবিধা অধীনস্থদের কাছে বলতে পারে।
৪.ব্যক্তিগত উন্নয়নে সহযােগিতা (Aid to personal development) এই নির্দেশনা পদ্ধতি অধীনস্থদের ব্যক্তিগত মান উন্নয়নে বিশেষভাবে সহযােগিতা করে। এটি অধীনস্থদের চিন্তার জগতে আলােড়ন সৃষ্টি করে। তাদের সৃজনশীল শক্তির বিকাশ ঘটায়। উর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের সাথে আলােচনা নতুন নতুন পদ্ধতি উদ্ভাবনে অধীনস্থদের উৎসাহিত করে থাকে।
৫. নির্দেশনা সহজ (Easy to direction) ঃ এ প্রক্রিয়ায় অধীনস্থগণ নির্দেশের লক্ষ্য সঠিকভাবে বুঝতে পারে। নির্দেশ আসার পূর্বেই অধীনস্থগণ মানসিক ভাবে নির্দেশের জন্য প্রস্তুত থাকে। এতে তাদের পক্ষে দ্রত কর্তব্য সম্পাদন সম্ভব হয়।
৬. সম্পর্কের উন্নয়ন (Development of relation) ঃ এ নির্দেশনা পদ্ধতিতে উর্ধ্বতন ও অধীনস্থদের মধ্যে আন্তরিক সম্পর্ক গড়ে উঠে। উধ্বতন, অধীনস্থদের কাছাকাছি আসার কারণে যেমনি তাদের প্রতি সহানুভূতিশীল হয় অন্যদিকে অধীনস্থদের উর্ধ্বতনের সংগে মেশার সুযােগে নিজেদের ধন্য মনে করে। উর্ধ্বতন নির্বাহীর সময়ের সাশ্রয় (Time saving for superiors)
৭। কর্মীদের সাথে একত্র বসে সিদ্ধান্তগ্রহণ করার কারণে ব্যবস্থাপককে আর আলাদাভাবে তাদের নিকট নির্দেশনার ব্যাপারে ব্যাখ্যা দিতে হয় না। ফলে একদিকে ব্যবস্থাপকের শ্রম লাঘব হয় এবং অন্যদিকে সময়েরও সাশ্রয় হয়।
৮. কাজের মনােন্নয়ন (Improvement in performance) ঃ পরামর্শমূলক নির্দেশনার ফলে কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের কাজ আন্তরিকতা সহকারে করে। এতে তাদের দক্ষতা বাড়ে। ফলে কাজের মান বৃদ্ধি পায়।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার অসুবিধা ব্যাখ্যা করতে হবে।
পরামর্শ মূলক নির্দেশনার অসুবিধাঃ নিম্নে পরামর্শমূলক নির্দেশনার অসুবিধাসমূহ বর্ণনা করা হলােঃ
১. অবাধ্যতা সৃষ্টি (Creation of insubordination) ঃ পরামর্শমূলক নির্দেশনা কোন কোন সময় অধীনস্থদের মাঝে অবাধ্যতার জন্ম দেয়। ফলে প্রতিষ্ঠানে বিশৃংখলা দেখা দিতে পারে। সিদ্ধান্ত গ্রহণের সুযােগ পাওয়ায় তারা মনে করতে পারে সিদ্ধান্ত বদলের অধিকারও তাদের রয়েছে। আবার তাদের সাথে আলােচনা না করে কোন সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা হলে তারা তা পালনে অস্বীকৃতি জানায়।
২. অসম্পূর্ণতা (Incompleteness) অনেক সময় দেখা যায় অধীনস্থদের সাথে আলাপ-আলােচনা করে সহজে কোন সিদ্ধান্তে উপনীত হওয়া যায় । আবার পরবর্তীতে আলােচনা করে নির্দেশনার বিষয়বস্তু নির্ধারণ করাও সম্ভব হয় না। ফলে পূর্বতন আলােচনার উপর যে সিদ্ধান্ত নেয়া হয় তা অস্পষ্ট ও অসম্পূর্ণ থাকে। যে কারণে অধঃস্তনদের মধ্যে দ্বিধা দ্বন্দ্বের সৃষ্টি হয়।
৩. অদক্ষতা (Inefficiency) । পরামর্শমূলক নির্দেশনায় কখনও কখনও বহুবিধ জটিলতা প্রকাশ পায়। কর্মীদের মধ্যে দলাদলির সৃষ্টি হয়। এর ফলে আলােচনার পরিবেশ নষ্ট হয়। এভাবে জটিলতা একবার জন্ম দিলে তা সহজে নিরসন করা যায় । ফলে লক্ষ্য অর্জিত না হয়ে প্রতিষ্ঠানে অদক্ষতা দেখা যায়।
৪.সময় সাপেক্ষ (Time consuming) ঃ এরূপ নির্দেশনায় নির্দেশদানের আগেই প্রয়ােজনীয় বিষয় অধীনস্থদের সংগে আলাপ করা হয়। আবার, অনেকক্ষেত্রে দেখা যায় নানা সমস্যার কারণে যথাসময়ে পরামর্শ নেওয়া সম্ভব হয় না। ফলে যথাসময়ে, নির্দেশ দানে দেরি হয়। আবার আলােচনা মূলতবি হলে তা আর সহজে করা হয়ে উঠে না। এ বিলম্ব কার্যক্ষেত্রে মাত্নক অসুবিধার জন্ম দেয়।
৫. ব্যয় বৃদ্ধি (Increase in expenditure) ঃ। পরামর্শমূলক নির্দেশনা কৌশল বাস্তবায়ন করতে গিয়ে সবার সংগে আলাপ করার জন্য সভা আহ্বান করতে হয়। এতে শ্রমঘন্টা অপচয়সহ নানাভাবে খরচ বৃদ্ধি পায়।
৬. সিদ্ধান্ত বাস্তবায়নে বিলম্ব (Delay in implementation of decision): সংশ্লিষ্ট সবাইকে ডেকে সিদ্ধান্ত গ্রহন করতে হয় বলে অনেক সময় সিদ্ধান্ত গ্রহণে দেরি হয়। সিদ্ধান্ত গ্রহণে দেরী হওয়ার ফলে প্রতিষ্ঠানের যথেষ্ট ক্ষতি হয়। নির্দেশদাতা
৭.সম্পর্কে ভুল ধারণা (Wrong assumption regarding direction) পরামর্শমূলক নির্দেশনার উদ্দেশ্য, উপযােগিতা, পদ্ধতি ও তার দায়-দায়িত্ব ইত্যাদি সম্পর্কে অধঃস্তনদের সুস্পষ্ট ধারণা না থাকলে তারা মনে করতে পারে যে, নির্দেশদাতা বেকায়দায় পড়াতেই তাদের পরামর্শ নেওয়া হচ্ছে। তারা উধ্বর্তনের অবস্থান ও মর্যাদা সম্পর্কেও ভুল ধারণা করে এতেও জটিলতার সৃষ্টি করে।
৮. অধীনস্থদের অক্ষমতা (Incapability of subordinates) পরামর্শমূলক নির্দেশনার আরেকটি খারাপ দিক হলাে নির্দেশনার ব্যাপারে অনেক সময়ই অধীনস্থরা যথাযথ পরামর্শ দিতে পারে না। উর্ধ্বতনের নিকট যেভাবে সকল বিষয়ের প্রয়ােজনীয় তথ্য থাকে বা তার বােধ বা ও বিচারশক্তি যতটা শক্তিশালী হয় সে তুলনায় অধঃস্তনদের যােগ্যতা কম থাকে। যার ফলে কাঙ্খিত ফলাফল লাভ অনেক সময় সম্ভব হয় না।
Leave a Comment